EAC Belgesi İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

EAC Belgesi İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

EAC belgesi için gerekli evraklar; ürünün teknik özelliklerine, tabi olduğu Avrasya Ekonomik Birliği teknik düzenlemelerine, başvurunun seri üretim veya parti bazında yapılmasına ve düzenlenecek uygunluk dokümanının türüne göre değişir.

Başvuru dosyasında genel olarak firma belgeleri, ürünün teknik dokümanları, kullanım talimatları, etiket örnekleri, test raporları ve başvuru sahibiyle üretici arasındaki ilişkiyi gösteren evraklar bulunur. Ancak her ürün için geçerli, değişmez bir belge listesinden söz etmek doğru değildir.

Elektrikli bir cihazla endüstriyel makinenin, çocuk ürünüyle kişisel koruyucu donanımın aynı belgeler üzerinden değerlendirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle evrak hazırlığına başlamadan önce ürünün hangi teknik düzenlemeler kapsamında olduğunun belirlenmesi gerekir.

EAC Belgesi Başvurusunda İstenen Temel Evraklar

EAC uygunluk değerlendirme sürecinde talep edilebilecek başlıca evraklar şunlardır:

• Başvuru formu

• Üretici firma bilgileri

• Başvuru sahibi veya yetkili temsilci bilgileri

• Üretici ile temsilci arasındaki yetkilendirme sözleşmesi

• Ürün ve model listesi

• GTİP veya HS kodu

• Teknik özellikler tablosu

• Ürün kataloğu ve fotoğrafları

• Teknik çizimler ve şemalar

• Kullanım, bakım ve güvenlik talimatları

• Ürün etiketi ve ambalaj örnekleri

• Daha önce alınmış test raporları

• Kalite yönetim sistemi belgeleri

• Risk değerlendirmesi

• Malzeme ve bileşen listeleri

• Seri üretim, satış veya sevkiyat bilgileri

• Parti bazlı başvurularda sözleşme ve fatura belgeleri

Bu belgelerin tamamı her başvuruda zorunlu olmayabilir. Bununla birlikte ürünün güvenliğini, teknik yapısını ve üreticiyle başvuru sahibi arasındaki ilişkiyi açıklayan temel bilgilerin dosyada bulunması beklenir.

1. EAC Başvuru Formu

Sürecin başlangıcında ürün ve firma bilgilerini içeren bir başvuru formu hazırlanır. Bu form, gerçekleştirilecek uygunluk değerlendirmesinin temelini oluşturur.

Başvuru formunda genellikle şu bilgiler yer alır:

• Üreticinin tam ticari unvanı

• Üretim tesisinin açık adresi

• Başvuru sahibinin veya yetkili temsilcinin bilgileri

• Ürünün ticari ve teknik adı

• Marka, model ve tip bilgileri

• Ürünün kullanım amacı

• GTİP veya HS kodu

• Seri üretim veya parti bilgisi

• Talep edilen uygunluk dokümanı

Başvuru formunda kullanılan ürün adının katalog, etiket, test raporu ve diğer teknik belgelerdeki bilgilerle uyumlu olması önemlidir. Aynı ürünün farklı evraklarda farklı adlarla tanımlanması, inceleme sırasında ek açıklama istenmesine neden olabilir.

2. Üretici Firmaya Ait Belgeler

Başvurunun hangi firma adına ve hangi üretim tesisi için yapıldığını göstermek amacıyla üreticiye ait kurumsal belgeler talep edilebilir.

Türkiye’de faaliyet gösteren üreticilerden genellikle aşağıdaki belgeler istenebilir:

• Ticaret Sicil Gazetesi

• Vergi levhası

• Faaliyet belgesi

• İmza sirküleri

• Ticaret veya sanayi odası kayıt belgeleri

• Üretim tesisi adresini gösteren dokümanlar

• Varsa kapasite raporu veya sanayi sicil belgesi

Talep edilen belgeler başvurunun yürütüldüğü ülkeye ve belgelendirme kuruluşunun prosedürlerine göre değişebilir. Burada en önemli nokta, belgelerdeki firma unvanı ve adres bilgilerinin birbiriyle tutarlı olmasıdır.

Üretim adresiyle merkez ofis adresinin farklı olması durumunda bu ayrım dosyada açıkça belirtilmelidir. EAC uygunluk değerlendirmesi ürünün üretildiği tesisle bağlantılı olduğundan yalnızca şirket merkezinin adresini sunmak yeterli olmayabilir.

3. Başvuru Sahibi veya Yetkili Temsilci Belgeleri

Avrasya Ekonomik Birliği dışındaki üreticiler, birçok uygunluk değerlendirme sürecinde Birlik sınırları içerisinde yerleşik bir başvuru sahibi veya yetkili temsilciyle çalışır.

Bu yapı kapsamında aşağıdaki belgeler hazırlanabilir:

• Yetkili temsilcinin ticari kayıt belgeleri

• Üretici ile temsilci arasındaki yetkilendirme sözleşmesi

• Tarafların sorumluluklarını belirleyen temsil anlaşması

• İthalatçı veya distribütör bilgileri

• Başvuru sahibinin iletişim ve adres bilgileri

Yetkilendirme sözleşmesinde temsil edilecek üretici, ürün grupları, modeller, tarafların sorumlulukları ve sözleşmenin geçerlilik süresi açık biçimde yazılmalıdır.

Temsilci firma yalnızca başvuruyu yapan bir aracı olarak görülmemelidir. Ürün güvenliği, resmî bildirimler ve piyasa gözetimi süreçlerinde belirli sorumluluklar üstlenebileceği için taraflar arasındaki ilişki hukuki ve operasyonel açıdan doğru kurulmalıdır.

4. Ürün ve Model Listesi

Belge kapsamına alınması planlanan bütün ürünlerin marka, model ve tip bilgilerini gösteren ayrıntılı bir liste hazırlanmalıdır.

Model listesinde mümkünse şu bilgilere yer verilmelidir:

• Ürünün tam adı

• Marka

• Model veya tip kodu

• Temel teknik değerler

• Modeller arasındaki farklar

• Kullanım amacı

• Üretim yeri

Aynı ürün ailesinde bulunan modellerin tek belge kapsamında değerlendirilmesi mümkün olabilir. Ancak modeller arasında güvenliği etkileyen önemli teknik farklar varsa ilave test veya ayrı başvuru gerekebilir.

Örneğin ürünlerin dış tasarımlarının farklı olması çoğu zaman temel değerlendirmeyi etkilemeyebilir. Buna karşılık motor gücü, elektriksel bileşen, taşıma kapasitesi, kullanılan malzeme veya koruma sistemi değişiyorsa bu farkların teknik olarak incelenmesi gerekir.

5. GTİP veya HS Kodu

GTİP ya da uluslararası kullanımıyla HS kodu, ürünün gümrük sınıflandırmasını gösterir. EAC gereklilikleri değerlendirilirken ürünün teknik özellikleriyle birlikte bu koddan da yararlanılır.

Ancak yalnızca GTİP koduna bakılarak kesin uygunluk kararı verilmemelidir. Aynı kod altında teknik yapısı ve kullanım amacı farklı ürünler bulunabilir. Benzer şekilde ticari olarak aynı grupta değerlendirilen iki ürün farklı kodlarda sınıflandırılabilir.

Başvuru dosyasında belirtilen kodun ihracat faturası, gümrük beyannamesi ve diğer ticari belgelerde kullanılan kodla uyumlu olması gerekir. Kod konusunda tereddüt bulunuyorsa gümrük müşaviri ve teknik uygunluk uzmanının değerlendirmeleri birlikte ele alınmalıdır.

6. Ürünün Teknik Özelliklerini Gösteren Dokümanlar

Teknik özellikler tablosu, ürünün hangi düzenlemeler kapsamında değerlendirileceğinin belirlenmesinde kullanılan en önemli belgelerden biridir.

Ürüne göre teknik dosyada şu bilgiler bulunabilir:

• Çalışma gerilimi ve frekansı

• Güç tüketimi

• Kapasite ve performans değerleri

• Basınç ve sıcaklık aralıkları

• Ölçüler ve ağırlık

• Koruma sınıfı

• Kullanılan malzemeler

• Çalışma ortamı

• Güvenlik bileşenleri

• Ürünün beklenen kullanım ömrü

• Depolama ve taşıma şartları

Teknik değerler yalnızca katalogdan alınarak dosyaya eklenmemelidir. Kataloglar çoğu zaman satış amacıyla hazırlandığından uygunluk değerlendirmesi için gerekli bütün mühendislik ayrıntılarını içermeyebilir.

7. Teknik Çizimler ve Şemalar

Ürünün yapısının anlaşılabilmesi için teknik çizimler, montaj şemaları ve gerektiğinde elektrik veya hidrolik devreleri sunulabilir.

Teknik dosyada yer alabilecek çizimler şunlardır:

• Genel ürün çizimi

• Ölçülendirilmiş teknik çizim

• Parça yerleşim şeması

• Elektrik devre şeması

• Hidrolik veya pnömatik sistem şeması

• Güvenlik bileşenlerinin yerleşimi

• Montaj ve bağlantı detayları

Çizimlerin okunabilir olması, revizyon tarihlerini taşıması ve başvurudaki modelle eşleşmesi gerekir. Tasarım aşamasında kalmış eski bir çizimin güncel ürün için kullanılması, test numunesiyle teknik dosya arasında uyumsuzluk yaratabilir.

8. Kullanım, Bakım ve Güvenlik Talimatları

Kullanım kılavuzu yalnızca son kullanıcıya yönelik bir tanıtım dokümanı değildir. Ürünün güvenli kurulumu, kullanılması, bakımı ve gerektiğinde devre dışı bırakılmasıyla ilgili bilgileri içeren teknik bir belgedir.

Kılavuzda ürüne göre şu başlıklara yer verilebilir:

• Ürünün kullanım amacı

• Uygun olmayan kullanım şekilleri

• Kurulum ve montaj talimatları

• Elektrik veya tesisat bağlantıları

• Çalıştırma ve durdurma adımları

• Güvenlik uyarıları

• Kişisel koruyucu donanım gereklilikleri

• Bakım ve temizlik işlemleri

• Arıza durumunda yapılması gerekenler

• Depolama ve taşıma şartları

• Teknik servis bilgileri

• Ürünün kullanım ömrü sonunda uygulanacak işlemler

Kullanım kılavuzunun ürünle birlikte sunulacağı ülkenin dil gerekliliklerine uygun hazırlanması gerekir. Çeviri yapılırken yalnızca kelimelerin çevrilmesi yeterli değildir; teknik terimlerin ve güvenlik uyarılarının anlamı korunmalıdır.

9. Ürün Etiketi ve Ambalaj Taslağı

EAC başvurusunda ürün etiketi, bilgi plakası ve ambalaj üzerinde kullanılacak bilgilerin taslakları talep edilebilir.

Ürüne ve ilgili düzenlemeye göre etikette şu bilgiler bulunabilir:

• Üretici unvanı

• Üretim yeri veya adresi

• Marka ve model

• Seri veya parti numarası

• Temel teknik değerler

• Üretim tarihi

• Yetkili temsilci veya ithalatçı bilgileri

• Güvenlik uyarıları

• EAC uygunluk işareti

Etiket bilgileri teknik dosyayla aynı olmalıdır. Başvuru formunda farklı, ürün etiketinde farklı bir model adı kullanılması belge kapsamının doğrulanmasını zorlaştırır.

EAC işareti ise gerekli uygunluk değerlendirmesi tamamlanmadan nihai ürünlerde kullanılmamalıdır. İşaretin boyutu, oranı, görünürlüğü ve uygulanacağı alan ilgili kurallara göre planlanmalıdır.

10. Ürün Fotoğrafları

Ürünün genel görünümünü, etiketi, bağlantı noktalarını ve temel bileşenlerini gösteren güncel fotoğraflar dosyanın incelenmesini kolaylaştırır.

Fotoğraflarda tercihen şu detaylar görünmelidir:

• Ürünün ön, arka ve yan görünüşleri

• Ürün bilgi plakası

• Güç ve bağlantı noktaları

• Kontrol paneli

• Güvenlik bileşenleri

• Ambalaj ve etiketler

• Varsa ürün aksesuarları

İnternetten alınmış temsili fotoğraflar yerine başvurusu yapılan gerçek modele ait görüntüler kullanılmalıdır.

11. Test Raporları ve Teknik Kanıtlar

Ürünün ilgili güvenlik şartlarını karşıladığını göstermek amacıyla laboratuvar testleri gerekebilir. Başvuru öncesinde mevcut test raporlarının bulunması sürecin değerlendirilmesine katkı sağlayabilir.

Sunulabilecek teknik kanıtlar arasında şunlar bulunabilir:

• Akredite laboratuvar test raporları

• Elektriksel güvenlik testleri

• Elektromanyetik uyumluluk raporları

• Mekanik dayanım testleri

• Malzeme analizleri

• Yanmazlık veya kimyasal içerik testleri

• Koruma sınıfı testleri

• Fabrika içi kalite kontrol sonuçları

• Ürüne ait önceki uygunluk belgeleri

Mevcut raporun başvuruda kullanılabilmesi için test edilen ürünün güncel modelle aynı veya teknik olarak temsil edilebilir olması gerekir. Ayrıca kullanılan standartların ve laboratuvar kapsamının ilgili EAC değerlendirmesine uygunluğu kontrol edilmelidir.

CE kapsamında hazırlanan test raporları dosyaya destek sağlayabilir. Ancak CE belgesinin veya raporlarının bulunması, EAC uygunluk değerlendirmesini kendiliğinden tamamlamaz.

12. Kalite Yönetim Sistemi Belgeleri

Seri üretime yönelik bazı başvurularda üreticinin kalite yönetim sistemi ve üretim kontrol yapısı incelenebilir.

Bu kapsamda aşağıdaki dokümanlar talep edilebilir:

• ISO 9001 belgesi

• Kalite kontrol prosedürleri

• Girdi kontrol kayıtları

• Üretim kontrol planları

• Ürün test prosedürleri

• Kalibrasyon kayıtları

• Uygun olmayan ürün yönetimi prosedürü

• Şikâyet ve geri çağırma prosedürleri

• Ürün izlenebilirlik kayıtları

ISO 9001 belgesine sahip olmak her ürün için zorunlu değildir ve tek başına ürünün teknik düzenlemelere uygun olduğunu kanıtlamaz. Bununla birlikte üretim süreçlerinin kontrol altında olduğunu gösteren destekleyici bir doküman olarak değerlendirilebilir.

13. Risk Değerlendirmesi

Özellikle makine, ekipman ve güvenlik riski taşıyan ürünlerde risk değerlendirmesi teknik dosyanın önemli bölümlerinden biridir.

Risk değerlendirmesinde ürünün kullanım süresi boyunca oluşabilecek tehlikeler ele alınır. Bunlar arasında mekanik hareketler, elektrik çarpması, yüksek sıcaklık, basınç, keskin yüzeyler, gürültü, titreşim veya hatalı kullanım gibi riskler bulunabilir.

Dosyada yalnızca risklerin sıralanması yeterli değildir. Her risk için alınan tasarım önlemleri, koruyucu sistemler, kullanıcı uyarıları ve kalan riskler açıklanmalıdır.

İyi hazırlanmış bir risk değerlendirmesi, kullanım kılavuzundaki güvenlik uyarılarının da doğru oluşturulmasını sağlar.

14. Malzeme ve Bileşen Listeleri

Ürünün güvenliğini etkileyen parçaların ve malzemelerin tanımlanması gerekebilir. Bu amaçla ürün ağacı, bileşen listesi veya teknik malzeme tablosu hazırlanabilir.

Listede aşağıdaki bilgilere yer verilebilir:

• Parça veya bileşen adı

• Üretici ve model

• Teknik özellik

• Kullanılan malzeme

• Varsa ilgili test veya uygunluk belgesi

• Ürün içindeki kullanım yeri

Elektriksel güvenliği etkileyen güç kaynağı, sigorta, kablo, motor ve kontrol kartı gibi bileşenlerin özellikleri özellikle önemlidir. Ana bileşenlerde yapılacak değişikliklerin mevcut test ve belge kapsamını etkileyebileceği unutulmamalıdır.

Seri Üretim Başvurularında Hangi Evraklar İstenir?

Seri üretim başvuruları, belirli bir süre boyunca üretilerek Avrasya Ekonomik Birliği pazarına sunulması planlanan ürünler için gerçekleştirilir.

Bu tür başvurularda ürünün teknik dosyasına ek olarak şunlar talep edilebilir:

• Üretim tesisi bilgileri

• Yetkili temsilci sözleşmesi

• Kalite yönetim sistemi dokümanları

• Üretim kontrol prosedürleri

• Fabrika denetimine ilişkin belgeler

• Numune ve test kayıtları

• Ürün ailesi ve model karşılaştırma tablosu

Uygulanan uygunluk şemasına göre üretim yerinde inceleme yapılabilir ve belgenin geçerlilik süresi boyunca periyodik gözetim gerçekleştirilebilir.

Parti Bazlı Başvurularda Hangi Evraklar İstenir?

Parti bazlı başvurular, belirli bir satış sözleşmesi veya sınırlı sayıdaki ürün grubu için kullanılabilir. Bu durumda belge kapsamı ilgili sevkiyat ve ürün miktarıyla sınırlandırılır.

Parti bazlı işlemlerde aşağıdaki ticari belgeler önem kazanır:

• Üretici ve alıcı arasındaki satış sözleşmesi

• Proforma veya ticari fatura

• Paketleme listesi

• Ürün miktarı

• Model ve seri numaraları

• Sevkiyat bilgileri

• İthalatçı bilgileri

Sözleşme, fatura ve ürün listesindeki bilgiler birbiriyle uyumlu olmalıdır. Parti kapsamında yer almayan farklı modellerin veya sonraki sevkiyatların aynı belgeyle gönderilebileceği varsayılmamalıdır.

EAC Evrakları Hangi Dilde Hazırlanmalıdır?

Başvuru dosyasındaki belgelerin Rusça veya işlemin yürütüldüğü ülkenin kabul ettiği dilde sunulması gerekebilir. Teknik dokümanların çevirisi sırasında firma unvanı, adres, marka ve model bilgilerinin farklı yazılmamasına dikkat edilmelidir.

Özellikle teknik terimlerin otomatik çeviri araçlarıyla kontrol edilmeden çevrilmesi anlam kayıplarına yol açabilir. Güvenlik uyarıları, kullanım sınırlamaları ve montaj talimatları teknik terminolojiye hâkim kişiler tarafından incelenmelidir.

Belgelerde kullanılan model kodlarının tercüme edilmemesi veya değiştirilmemesi gerekir. Ticari unvan ve adreslerin yazım biçimi de bütün dosya boyunca aynı tutulmalıdır.

Evraklarda En Sık Karşılaşılan Uyumsuzluklar

EAC başvuru dosyasında en çok karşılaşılan sorun, belgenin eksik olmasından çok farklı belgelerin birbiriyle uyuşmamasıdır.

Sık görülen uyumsuzluklar şunlardır:

• Başvuru formuyla etikette farklı model adı kullanılması

• Üretim adresinin belgelerde farklı yazılması

• Test raporunun başka bir ürüne ait olması

• Katalogdaki teknik değerlerle ürün plakasının uyuşmaması

• Güncel olmayan çizimlerin dosyaya eklenmesi

• Temsilci sözleşmesinde ürün kapsamının belirtilmemesi

• Faturadaki ürünlerin başvuru listesinden farklı olması

• Kullanım kılavuzunda eksik güvenlik uyarılarının bulunması

• Birden fazla üretim tesisi olmasına rağmen yalnızca bir adresin bildirilmesi

Başvuru gönderilmeden önce yapılacak belge karşılaştırması, sonradan yaşanabilecek düzeltme ve gecikmelerin önemli bölümünü önleyebilir.

EAC Başvuru Dosyası Nasıl Hazırlanmalıdır?

Sağlıklı bir başvuru dosyası oluşturmak için öncelikle ürünün teknik kapsamı belirlenmelidir. Evrak toplamaya bundan sonra başlanması daha doğru olur.

Dosya hazırlanırken şu sıra izlenebilir:

1. Ürün ve model listesi kesinleştirilir.

2. GTİP kodu ve kullanım amacı kontrol edilir.

3. İlgili teknik düzenlemeler belirlenir.

4. Sertifika veya uygunluk beyanı gerekliliği incelenir.

5. Seri üretim ya da parti bazlı başvuru kararı verilir.

6. Başvuru sahibi ve yetkili temsilci yapısı oluşturulur.

7. Teknik dokümanlar güncel ürünle karşılaştırılır.

8. Mevcut test raporlarının kullanılabilirliği incelenir.

9. Etiket ve kullanım kılavuzu kontrol edilir.

10. Eksik test, çeviri ve dokümanlar tamamlanır.

Bu hazırlık, belgelendirme kuruluşuna gereksiz veya birbiriyle çelişen belgelerin gönderilmesini önler.

EAC Belgesi İçin Profesyonel Evrak Kontrolü

EAC belgelendirme sürecinde doğru dokümanı hazırlamak, yalnızca talep edilen evrakları bir klasörde toplamak anlamına gelmez. Ürünün teknik düzenlemelere uygunluğunu gösteren tutarlı ve doğrulanabilir bir dosya oluşturulmalıdır.

Sercons, başvuru öncesinde ürünün kapsamını inceleyerek gerekli evrakların belirlenmesi, teknik dosyanın kontrol edilmesi, model kapsamının oluşturulması ve uygunluk sürecinin yetkili kuruluşlarla yürütülmesi konularında firmalara destek sağlar.

Başlangıçta gerçekleştirilen doğru kapsam ve evrak analizi; gereksiz testleri, eksik başvuruları ve ihracat takvimini etkileyebilecek gecikmeleri azaltır.

EAC Belgesi Evrakları Hakkında Sık Sorulan Sorular

EAC belgesi için ISO 9001 zorunlu mudur?

ISO 9001 her EAC başvurusunda zorunlu değildir. Ürünün tabi olduğu teknik düzenleme ve seçilen uygunluk değerlendirme şemasına göre kalite yönetim sistemi belgeleri talep edilebilir.

CE belgesi EAC başvurusunda kullanılabilir mi?

CE kapsamında hazırlanmış test raporları ve teknik dosyalar başvurunun incelenmesine katkı sağlayabilir. Ancak CE belgesi tek başına EAC belgesi yerine geçmez.

Başvuru için ürün numunesi gerekir mi?

Ürün numunesi gerekliliği, teknik düzenlemeye ve uygunluk değerlendirme şemasına göre belirlenir. Test yapılması gereken başvurularda seri üretimi temsil eden numunelerin sunulması istenebilir.

Kullanım kılavuzunun Rusça olması gerekir mi?

Ürünün sunulacağı pazarın dil ve etiketleme gerekliliklerine uygun doküman hazırlanmalıdır. Birçok başvuruda Rusça çeviri gerekir; ancak kesin dil şartı ürün ve hedef ülke özelinde kontrol edilmelidir.

Birden fazla ürün aynı dosyada sunulabilir mi?

Teknik yapıları ve güvenlik özellikleri benzer modeller aynı ürün ailesinde değerlendirilebilir. Modeller arasında önemli farklılıklar varsa ek test veya ayrı başvuru gerekebilir.

Evraklar tamamlandıktan sonra EAC belgesi hemen alınabilir mi?

Süre; ürünün kapsamına, test gerekliliklerine, numune gönderimine, üretim yeri incelemesine ve dosyanın durumuna göre değişir. Evrakların tamamlanmış olması süreci hızlandırır ancak teknik değerlendirmenin yerini almaz.

EAC belgesi için gerekli evraklar ürünün niteliğine göre değişse de başarılı bir başvurunun temelinde üç unsur bulunur: ürünün doğru tanımlanması, teknik belgelerin güncel olması ve dosyadaki bütün bilgilerin birbiriyle uyumlu hazırlanması.

Başvuru formundan kullanım kılavuzuna, test raporundan ürün etiketine kadar her doküman aynı ürünü ve aynı üretim yapısını tarif etmelidir. Belgeler başvuru öncesinde teknik açıdan kontrol edildiğinde süreç daha öngörülebilir ilerler ve sonradan ortaya çıkabilecek düzeltme ihtiyacı önemli ölçüde azalır.